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Estructura Organizacional

MISIÓN:

Prestar un excelente servicio y alcanzar la satisfacción total de nuestros clientes, mediante el ejercicio profesional de la fe pública, facilitando servicios con altos niveles dew confiabilidad, seguridad, transparencia, diligencia y oportunidad, brindando así certeza jurídica, siempre dentro del marco jurídico correspondiente; logrando el desarrollo continuo de la organización.

 

VISIÓN:

Ser la Notaría lider de la región, distinguida por su honestidad, objetividad y confianza, ofreciendo a nuestros usuarios plena satisfacción en  el servicio prestado, contando con un recurso humano ágil, comprometido y calificado, para estar en constante progreso y perfeccionamiento.

 

SEGÚN EL DECRETO 960 DE 1970, EN SU ARTÍCULO 3°, SON FUNCIONES DEL NOTARIO

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.

3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.

4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.

5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.

6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.

7. Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

8. Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.

9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.

10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.

11. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.

12. Las demás funciones que les señalen las Leyes.

PARÁGRAFO.  <Parágrafo adicionado por el artículo 59 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.

La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos.

 

SON DEBERES Y PROHIBICIONES DE LOS NOTARIOS, SEGÚN LA LEY 734 DE 2002:

1. Les está prohibido a los notarios, emplear e insertar propaganda de índole comercial en documentos de la esencia de la función notarial o utilizar incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios, generando competencia desleal.

2. Es deber de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría.

3. Es deber de los notarios no desatender las recomendaciones e instrucciones de la Superintendencia de Notariado y Registro, en lo relacionado con el desempeño de la función notarial y prestación del servicio, contenidas en los actos administrativos dictados dentro de la órbita de su competencia.

4. Los demás deberes y prohibiciones previstas en el Decreto-ley 960 de 1970, su Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y las normas especiales de que trata la función notarial.

 

DIRECCIÓN DEPARTAMENTO JURÍDICO:

Objetivo general: Dirigir el departamento jurídico siendo responsable del buen servicio que sus integrantes presten a los usuarios de la notaría, y del cumplimiento de cada una de sus funciones, velando por que el desarrollo de este propósito se surta de manera eficaz, seria, responsable, ágil y clara.

 

Funciones

  • Dirección y coordinación del departamento jurídico
  • Planeación, organización, dirección y control de todos los procesos desarrollados en el departamento jurídico
  • Asesorías jurídicas internas y externas con respecto a todos los temas relacionados con la Notaría.

Recepción: consiste en percibir las declaraciones que hacen los interesados ante la Notaría

Escrituración: es la versión escrita de lo declarado por los interesados.

Cierre: es la fe que imprime el Notario a lo expresados por los interesados, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por éstos.

 

DIRECCIÓN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:

 

Funciones

  • Planes de mejoramiento continuo de la Notaría
  • Dirección administrativa del personal de la Notaría
  • Selección y reclutamiento del personal
  • Elaboración de contratos con la Notaría
  • Coordinación de salud ocupacional
  • Presupuesto de gastos y compras de la Notaría
  • Supervisión de los análisis financieros de la Notaría

 

Autenticaciones

Funciones

  • Autenticación de documentos
  • Autenticación de copias
  • Autenticación de firmas
  • Autenticación de fotografías
  • Reconocimiento de contenido de documentos y/o firmas

Secretaria

Funciones

Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su cargo le exige y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa, teniendo como funciones revisar, radicar y darle trámite pertinente a la documentación y correspondencia que se reciba en el puesto de trabajo, atender llamadas telefónicas, asistir a las diferentes áreas de la Notaría en labores secretariales, así como planear y organizar la agenda del Notario.

 

Autenticaciones:

Es un proceso con el que se busca dar fe, respecto a la veracidad de un documento o un hecho que ha ocurrido.

 

Contabilidad:

Funciones

  • Liquidación de escrituras
  • Vigencia de poderes
  • Flujo de caja diaria
  • Facturación de la Notaría
  • Relación de medios magnéticos
  • Archivo
  • Elaboración y pago de nómina
  • Registro de proceso de nómina
  • Reportes a la DIAN
  • Reportes a la UIAF

Registro civil:

 

Funciones

 

Velar por el adecuado mantenimiento de los documentos que se manejen en el cargo, formalizar eficientemente el proceso de los registros civiles. Protocolizar el proceso de los índices alfabéticos; manejar eficientemente el flujo de la caja; relacionar y formalizar registros de defunción; llevar ordenadamente un archivo de todas y cada una las tareas del cargo.

 

Servicios generales:

 

Funciones de aseo en las instalaciones de la Notaría. El servicio incluye servicios como aseo general en zonas comunes, baños, salones y oficinas.

Prestar el servicio de cafetería, preparando el café y bebidas solicitadas por trabajadores y clientes.

 

 

 

 

 

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